Coordinateur ou coordinatrice bilingue des RH / Bilingual HR Coordinator

**Ce poste peut être occupé entièrement à distance ou de façon hybride, si vous habitez près de l’un des bureaux de Mitacs à Montréal, à Toronto, ou à Vancouver.** 

Vous souhaitez faire partie d’une organisation propulsée par sa mission qui façonne le futur de l’innovation au Canada? Vous aimez évoluer dans des milieux collaboratifs où la créativité, l’amélioration continue et la pensée stratégique sont valorisées? Êtes‑vous une personne motivée par des responsabilités qui contribuent à accroître la compétitivité du Canada et à produire des résultats concrets pour les communautés et les entreprises?

Pour développer la capacité d’innovation du Canada, à Mitacs, nous misons sur le talent. Nous établissons des liens entre les chercheurs et chercheuses et les organisations dans toutes les régions du pays pour aider à résoudre des défis pressants et accélérer la croissance économique. En facilitant la collaboration entre le secteur privé et le milieu postsecondaire et en appuyant le perfectionnement de talents hautement qualifiés, nous contribuons à une économique canadienne résiliente et capable de relever les défis de demain.

Guidé·es par nos valeurs – impact, intégrité, collaboration, excellence et talent –, nous collaborons avec des partenaires de partout au pays pour faire avancer la recherche, la commercialisation et l’innovation.

À Mitacs, vous ferez partie d’une équipe qui s’engage à donner des ailes aux talents canadiens, à favoriser des partenariats féconds et à stimuler l’innovation qui consolide la compétitivité du Canada à long terme. Si les grandes idées vous inspirent et la création d’un impact à l’échelle nationale vous passionne, nous vous encourageons à présenter votre candidature.

Description du poste

La personne titulaire de ce poste temporaire à temps plein (contrat jusqu’au 31 mars 2027) soutient la prestation efficace des services de RH au sein de Mitacs en coordonnant le recrutement, l’administration du cycle de vie du personnel, les activités des RH, la rédaction de rapports, la logistique des séances d’apprentissage et de perfectionnement et les initiatives d’expérience du personnel. En étroite collaboration avec les membres de l’équipe des RH, les gestionnaires d’embauche et le personnel, la personne retenue veille à ce que les processus des RH soient précis, rapides, cohérents et conformes aux valeurs de Mitacs ainsi qu’à son engagement en faveur de l’excellence du service.

Ce poste convient à une personne organisée, minutieuse, collaborative et motivée par le soutien des programmes axés sur les personnes et les améliorations pratiques qui renforcent l’expérience du personnel de Mitacs.

Responsabilités

Recrutement et soutien à l’embauche

• Coordonner les activités de recrutement, notamment les offres d’emploi, l’évaluation des personnes candidates, l’organisation des entrevues, la vérification des références et la documentation pour les nouveaux employés et nouvelles employées.
• Soutenir les gestionnaires d’embauche avec l’information, les outils, les modèles et les communications avec les personnes candidates dans le processus de recrutement.
• Coordonner les activités d’accueil et de départ, notamment la mise à jour du système d’information sur les ressources humaines (SIRH), la coordination de la paie et des avantages, le calendrier d’accueil et l’organisation des entrevues de départ.

Activités des RH et rédaction de rapports

• Tenir les dossiers du personnel à jour et appuyer l’administration du SIRH, de la paie, des avantages et du cycle de vie du personnel.
• Coordonner la logistique, le matériel et le suivi pour la formation, les séances d’apprentissage et de perfectionnement, les présentations au personnel et les initiatives menées par les RH.
• Suivre, compiler et présenter les indicateurs de RH ainsi que les informations relatives aux programmes afin de soutenir les priorités en matière de recrutement, de planification des effectifs, d’apprentissage, de perfectionnement et d’expérience du personnel.
• Soutenir la gestion des congés du personnel, des changements aux avantages, la coordination des mesures d’adaptation et les activités connexes du cycle de vie du personnel, en transférant les problèmes complexes à un échelon supérieur, si approprié.
• Soutenir la maintenance des politiques, procédures, modèles et ressources pour le personnel des RH afin d’assurer la mise à jour et l’accessibilité des renseignements.

Programmes des RH et expérience du personnel

• Répondre aux questions du personnel envoyées à la boîte de réception EmployeeCare et diriger le personnel et les gestionnaires vers les ressources ou les membres de l’équipe des RH appropriés.
• Offrir un soutien de coordination pour la gestion du rendement, l’engagement, la culture et d’autres projets et initiatives des RH.
• Contribuer aux communications et aux présentations internes destinées au personnel en lien avec les programmes des RH, l’apprentissage et le perfectionnement et l’expérience du personnel.
• Soutenir les programmes et initiatives des RH en lien avec le Plan des RH, notamment l’apprentissage et le perfectionnement, l’expérience du personnel, la mobilité interne, la reconnaissance et la culture « Un seul Mitacs ».
• Déceler des occasions d’améliorer les processus de coordination, les outils, les modèles et les ressources pour le personnel des RH.
• Effectuer d’autres tâches connexes, au besoin.

 Expérience et compétences

• Bilingue (anglais et français). La connaissance de l’anglais et du français écrit et parlé est requise dans ce rôle, car vous interagirez avec des collègues, une clientèle et des parties prenantes partout au Canada.

• Éducation postsecondaire en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Minimum de 1 an à 3 ans d’expérience en coordination des RH, en administration, en soutien au recrutement ou dans d’autres fonctions au sein des RH.
• Expérience éprouvée et capacité à établir des relations professionnelles efficaces entre équipes.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Capacité à traiter des renseignements délicats et confidentiels avec discrétion et professionnalisme.
• Grand souci du détail ainsi que capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter des échéances dans un environnement où la cadence est rapide.
• Compréhension des normes d’emploi, des politiques et des pratiques exemplaires des RH.
• Mitacs s’engage envers la réconciliation avec les communautés autochtones partout au Canada. Les expériences vécues ou les perspectives en lien avec les visions du monde autochtones sont de grands atouts.  

L’équité, la diversité et l’inclusion et la réconciliation sont des engagements fondamentaux à Mitacs : Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’expériences vécues, d’idées, de forces et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) est indispensable à notre succès. Nous encourageons toutes les personnes à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.

Échelle d’embauche : 46 875$ - 59 375$  

Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale  

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu à l’intérieur de l’échelle salariale, c’est-à-dire entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche. 

L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique qu’une employée ou un employé est pleinement qualifié et possède de vastes connaissances professionnelles et de l’expérience pour le poste. 

Dans des cas rares et exceptionnels, lorsqu’une personne dispose d’expérience, de compétences et d’expertise dépassant largement ce qui est requis pour le poste, nous pourrions envisager de lui offrir un salaire supérieur à l’échelle d’embauche du poste. 

Nous pouvons avoir recours à des outils d’intelligence artificielle (IA) pour faciliter notre processus de recrutement. Toute utilisation de l’IA est assujettie à une vérification humaine et toutes les décisions d’embauche sont prises par une personne de notre équipe de recrutement.

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**This position can be fully remote or hybrid near Mitacs offices in Montreal, Toronto or Vancouver**
 

Do you want to be part of a mission driven organization shaping Canada’s innovation future? Do you thrive in collaborative environments where creativity, continuous improvement, and strategic thinking are valued? Are you motivated by work that strengthens Canada’s competitiveness and delivers meaningful impact for communities and businesses? 

 At Mitacs, we take a talent first approach to building Canada’s innovation capacity. We connect researchers with organizations across every region of the country to help solve pressing challenges and accelerate economic growth. By enabling business academic collaboration and supporting the development of highly skilled talent, we contribute to a resilient, future ready Canadian economy. 

Guided by our values — Impact, Integrity, Collaboration, Excellence, and Talent — we work with partners nationwide to advance research, commercialization, and innovation. 

At Mitacs, you become part of a team committed to empowering Canadian talent, fostering meaningful partnerships, and driving innovation that supports Canada’s long-term competitiveness. If you’re inspired by big ideas and passionate about creating national impact, we encourage you to apply. 

Position Summary 

This full-time temporary role (contract until March 31, 2027) supports the effective delivery of HR services across Mitacs by coordinating recruitment, employee lifecycle administration, HR operations, reporting, learning and development logistics, and employee experience initiatives. Working closely with members of the HR team, hiring managers, and employees, the role helps ensure HR processes are accurate, timely, consistent, and aligned with Mitacs’ values and commitment to service excellence. 

This position is well suited to someone who is highly organized, detail-oriented, collaborative, and motivated by supporting people-focused programs and practical improvements that strengthen the employee experience at Mitacs. 

Responsibilities 

Recruitment & Hiring Support 

• Coordinate recruitment activities, including job postings, candidate screening, interview scheduling, reference checks, and new hire documentation. 

• Support hiring managers with recruitment process information, tools, templates, and candidate communications. 

• Coordinate onboarding and offboarding activities, including HRIS updates, payroll and benefits coordination, onboarding schedules, and exit interview scheduling. 

HR Operations and Reporting 

• Maintain accurate employee records and support HRIS, payroll, benefits, and employee lifecycle administration. 

• Coordinate logistics, materials, tracking, and follow-up for training, learning and development sessions, employee presentations, and HR-led initiatives. 

• Track, compile, and report HR metrics and program information to support recruitment, workforce planning, learning and development, and employee experience priorities. 

• Support routine employee leaves, benefits changes, accommodation coordination, and related employee lifecycle activities, escalating complex matters as appropriate. 

• Support maintenance of HR policies, procedures, templates, and employee-facing resources to ensure information is current and accessible. 

HR Programs and Employee Experience 

• Respond to routine employee inquiries through the EmployeeCare inbox and direct employees and managers to appropriate HR resources or team members. 

• Provide coordination support for performance management, engagement, culture, and other HR projects and initiatives. 

• Support employee internal communications and presentations related to HR programs, learning and development, and employee experience. 

• Support HR programs and initiatives aligned with the HR Plan, including learning and development, employee experience, internal mobility, recognition, and One Mitacs culture. 

• Identify opportunities to improve HR coordination processes, tools, templates, and employee-facing resources. 

• Perform other related duties as required. 

Experience and skills  

• Bilingualism in English and French. Knowledge of written and spoken English and French is required in this role as you will interact with colleagues, clients, and stakeholders located across Canada.  

• Post-secondary education in Human Resources, Business Administration, or a related field.  

• Minimum of 1-3 years of experience in HR coordination, administration, recruitment support or other HR functions.  

• Demonstrated experience and ability to build effective working relationships across teams.  

• Excellent verbal and written communication skills. 

• Ability to handle sensitive and confidential information with professionalism and discretion.  

• Strong attention to detail with ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment.  

• Working understanding of employment standards, HR policies, and HR best practices. 

• Mitacs is committed to reconciliation with Indigenous communities across Canada. Lived experience or perspectives connected to Indigenous worldviews are considered strong assets.   

Equity, diversity, and inclusion and reconciliation are strong commitments at Mitacs: Equity, Diversity, and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different lived experiences, ideas, strengths, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process. 

Hiring Range: $46,875 - $59,375
 

Hiring and Salary Range Transparency 
 

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.
  

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.
  

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.
  

Our recruitment process may use artificial intelligence (AI)-enabled tools to support activities. Any use of AI is subject to human review and all hiring decisions are made by a human member of our hiring team.