Office Manager/Marketing Coordinator - Kirkland, QC

The Office Manager/Marketing Coordinator provides critical day-to-day support to the Canadian team, ensuring seamless office operations and effective cross-functional coordination. This role partners closely with Commercial Operations leadership, Finance, Procurement, Customer Relations, and external vendors to manage administrative processes, track budgets and contracts, and support key business activities.

In addition to overseeing office management and logistics, the position plays a key role in maintaining internal and external communications, supporting customer service during peak periods, and ensuring compliance with safety, security, and business continuity requirements. This is a highly visible, hands-on role requiring strong organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

Responsibilities:

• Support Head Commercial Operations with meeting arrangements, agendas and minutes, formatting of documents, and general office duties.   

• Process & track vendor estimates and invoice payments in SAP; liaise with procurement and suppliers to resolve issues.  Accurately maintain budget tracker and attend monthly finance meetings.  Deposits cheques & inform relevant departments.

• Liaise with vendors, legal and procurement for MSAs & SOW documents; Create, track and follow up on contracts and agreements in Companion database

• Support logistics for internal/external meetings & organize team building and volunteering events.

• Maintain CSL Seqirus intranet and Seqirus.ca website making updates in a timely manner. Lead implementation of Global employee communication campaigns.

• Support Customer Relations with customer calls, order placement and shipping as required.

• Ensure smooth running of the office:

  • Purchase office supplies; maintain equipment inventory; manage vacation trackers etc.

  • Coordinate with landlord for janitorial services, maintenance, and repairs.

  • Support managers for onboarding new employees with IT equipment, cell phones, fleet car rental and security passes·

  • Coordinate IT technician monthly visits and ensure any IT issues are addressed.

  • Lead and follow safety and security requirements/procedures and train employees and lead annual update and training of Canadian Business Continuity Plan. 

  • Lead document storage and destruction process as required.

Accountabilities:

• Working with suppliers, processing estimates in financial (SAP) system and tracking promotional budgets, purchase orders and invoice payments.  Oversee day-to-day office functions and administrative operations including office equipment systems, facility management, office supply purchasing, to ensure maximum operation efficiency and productivity.

• Updates intranet and internet & updates employees on Seqirus/CSL global activities and initiatives.

• Lead safety and security requirements, including update of contingency plans, employee training and responding appropriately to any incidents. 

• Supports Customer Service as needed, especially during flu vaccine delivery season.

• Other job duties that may be assigned from time to time. ( ex. Brand ambassador)

Competencies:

• Strong command of Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Teams, Notes.  Experience in SAP and Companion preferential.

• Strong oral and written communication skills necessary to successfully execute cross-functional projects and interact directly with internal and external customers.

• Ability to maintain confidential status of sensitive documents.

• Strong organizational skills

• Ability to prioritize work/tasks

• Self-starter, able to work independently

• Adaptable, flexible within a fast-paced, deadline oriented environment

• Detail oriented

Minimum Requirements:

• Two-year college diploma or equivalent

• 3-5 years’ experience in a similar position, ideally in the Pharmaceutical Industry

• Fully bilingual in French and English

Le/la Gestionnaire de bureau / Coordonnateur(trice) marketing fournit un soutien opérationnel essentiel au quotidien à l’équipe canadienne, en assurant le bon fonctionnement des activités de bureau et une coordination efficace entre les différentes fonctions. Ce rôle travaille en étroite collaboration avec la direction des opérations commerciales, les finances, les achats, les relations clients et les fournisseurs externes afin de gérer les processus administratifs, suivre les budgets et les contrats, et soutenir les principales activités de l’entreprise.

En plus de superviser la gestion du bureau et la logistique, ce poste joue un rôle clé dans le maintien des communications internes et externes, le soutien au service client durant les périodes de pointe, ainsi que le respect des exigences en matière de sécurité, de sûreté et de continuité des activités. Il s’agit d’un rôle très visible et opérationnel, nécessitant d’excellentes compétences organisationnelles, une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Responsabilités:

• Soutenir le/la responsable des opérations commerciales pour l’organisation des réunions, la préparation des ordres du jour et des comptes rendus, la mise en forme des documents et les tâches administratives générales.

• Traiter et suivre les devis fournisseurs et les paiements de factures dans SAP ; collaborer avec les achats et les fournisseurs pour résoudre les problèmes. Maintenir avec précision le suivi budgétaire et participer aux réunions financières mensuelles. Déposer les chèques et informer les départements concernés.

• Collaborer avec les fournisseurs, le service juridique et les achats pour les contrats-cadres (MSA) et les énoncés de travaux (SOW) ; créer, suivre et relancer les contrats et accords dans la base de données Companion.

• Soutenir la logistique des réunions internes et externes ; organiser des activités de consolidation d’équipe et des événements de bénévolat.

• Maintenir l’intranet CSL Seqirus et le site web Seqirus.ca en effectuant les mises à jour en temps opportun ; diriger la mise en œuvre des campagnes de communication internes globales.

• Soutenir l’équipe des relations clients en répondant aux appels, en passant des commandes et en organisant les expéditions, au besoin.

• Assurer le bon fonctionnement du bureau :

  • Acheter les fournitures de bureau ; maintenir l’inventaire des équipements ; gérer les suivis de congés, etc.

  • Coordonner avec le propriétaire pour les services d’entretien, la maintenance et les réparations.

  • Soutenir les gestionnaires dans l’intégration des nouveaux employés (équipement informatique, téléphones mobiles, location de véhicules de flotte, badges de sécurité).

  • Coordonner les visites mensuelles des techniciens informatiques et veiller à la résolution des problèmes IT.

  • Diriger et appliquer les exigences/procédures de sécurité et de sûreté ; former les employés et piloter la mise à jour annuelle du plan de continuité des activités au Canada.

  • Gérer les processus d’archivage et de destruction des documents, selon les besoins.

Responsabilités clés (Accountabilities):

• Travailler avec les fournisseurs, traiter les devis dans le système financier (SAP) et assurer le suivi des budgets promotionnels, des bons de commande et des paiements de factures. Superviser les fonctions quotidiennes du bureau et les opérations administratives (équipements, gestion des installations, achats de fournitures) afin d’assurer une efficacité et une productivité optimales.

• Mettre à jour l’intranet et le site internet et informer les employés des activités et initiatives globales de Seqirus/CSL.

• Diriger les exigences en matière de sécurité et de sûreté, y compris la mise à jour des plans de contingence, la formation des employés et la gestion appropriée des incidents.

• Soutenir le service client au besoin, notamment pendant la saison de livraison des vaccins contre la grippe.

• Effectuer toute autre tâche assignée ponctuellement (ex. : ambassadeur de marque).

Compétences:

• Excellente maîtrise d’Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Teams, Notes ; une expérience avec SAP et Companion est un atout.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, essentielles pour mener à bien des projets transversaux et interagir avec des clients internes et externes.

• Capacité à maintenir la confidentialité des documents sensibles.

• Solides compétences organisationnelles.

• Capacité à prioriser les tâches.

• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante.

• Adaptabilité et flexibilité dans un environnement dynamique axé sur les délais.

• Sens du détail.

Exigences minimales:

• Diplôme collégial de deux ans ou équivalent

• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans l’industrie pharmaceutique

• Bilinguisme complet en français et en anglais

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